Декретница и закон (выплата декретный и пособий по уходу за ребёнком)

Основные документы, которыми регламентируется начисление и выплата пособий следующие:
— Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию».
— Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию».

С чего начинать

1. Сначала сотрудница приносит больничный лист, в котором указан период нетрудоспособности — 140 дней. В больничном листе указывается дата начала и дата конца больничного. Следует подчеркнуть, что при осложненных родах и многоплодной беременности срок увеличивается до 156 или 194 дней соответственно.

2. От сотрудницы необходимо получить заявление на имя управляющего органа компании в свободной форме на предоставление отпуска по беременности и родам.

Далее приведем примерный текст заявления:

«Прошу на основании листка временной нетрудоспособности предоставить мне отпуск по беременности и родам с 16 января 2010 г. по 5 июня 2010 г. и выплатить пособие.»

3. Если сотрудница встала на учет на раннем сроке беременности, то ей полагается единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности. В этом случае сотрудница должна принести справку из медучреждения о постановке на учет на раннем сроке беременности.

4. После того как все документы сданы в бухгалтерию необходимо рассчитать сумму пособия. Расчет потом нужно будет сдавать в ФСС, поэтому его удобно делать в следующей форме:

Все пособия не облагаются НДФЛ и взносами в различные фонды.

5. Если сотруднице положено единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности, то его сумма на 2010 г. составляет 412,08 руб.
6. Осуществить выплаты необходимо в день выплаты заработной платы, установленный в вашей организации, следующий за днем получения от сотрудницы заявления. То есть если заявление датировано 25 марта 2010 года, а дни выплаты зарплаты в вашей организации 05-е и 20-е число месяца, то выплатить декретные вы должны 05 апреля 2010 года.

Однако пособие по беременности и родам (или декретные) можно получить и после отпуска. Если в силу каких-то обстоятельств женщина не представила больничный перед отпуском (например, по состоянию здоровья), то выплатить ей пособие нужно не позже шести месяцев после того, как отпуск окончится (ст. 17.2 Федерального закона N 81-ФЗ).
7. Выплату осуществляете либо по платежной ведомости, либо по расходному кассовому ордеру (с указанием, какое именно пособие выплачивается). Если выплачивается одновременно два пособия – по беременности и родам и по постановке на учет в ранние сроки, то лучше выплачивать двумя разными документами.

Получаем возмещение из ФСС

ФСС возмещает сумму пособий выплаченных сотруднице независимо от режима налогообложения работодателя. Правда, перечень документов, предоставляемых на камеральную, проверку будет немного различаться:
1. Письмо на имя директора ФСС вашего района с просьбой возместить расходы, связанные с выплатой пособий за счет средств социального страхования. Форму этого письма необходимо взять в ФСС вашего района.
2. Реестр произведенных расходов. Приведем ниже образец: (ссылка выше)

3. Копия платежного поручения на уплату ЕНВД (или УСН + копия уведомления о переходе на УСНО)
4. Ксерокопия больничного листа, справки о постановке на учет на ранних сроках беременности
5. Промежуточная расчетная ведомость 4-ФСС. Здесь важно следующее: если вы сдаете все документы, например, в апреле, то в ведомости нужно указать примерный ФОТ уже за апрель месяц (даже если зарплата еще не начислена). Проплатить авансовую сумму взносов за апрель и копию платежки предоставить в ФСС.
6. Копия трудовой книжки и трудового договора со всеми дополнительными соглашениями
7. Копии расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Если у вас в организации применяются какие-то другие документы по расчету зарплаты, то нужно их предоставить. Суммы к начислению в этих документах должны быть равны суммам, которые вы внесли в расчет пособия по временной нетрудоспособности.
8. Копия платежного документа, по которому было выплачено пособие (платежное поручение, платежная ведомость, расходный кассовый ордер)
9. Штатное расписание
10. Табель учета рабочего времени (за 12 месяцев)
11. Если выплачивались премии, то приказы на выплаты этих премий, положение о бонусах и т.д.

Все документы предоставляются в виде копий, заверенных подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью организации.

После того как вы предоставили документы в ФСС, их у вас приняли и проверили, у ФСС есть 10 рабочих дней для перечисления возмещения на расчетный счет организации.

Сразу после родов

После рождения ребенка отец или мать ребенка имеют право на получение единовременного пособия по рождению ребенка. Его размер фиксированный — 10988,85 рублей (в 2010 году).
1. В бухгалтерию должны быть сданы следующие документы

— свидетельство о рождении ребенка (копия)

— справка о рождении. Выдается в ЗАГСЕ либо в роддоме.

— справка с места работы отца ребенка о том, что единовременное пособие им не получалось

— заявление в свободной форме на получение данного пособия.

2. Осуществить выплаты необходимо в день выплаты заработной платы, установленный в вашей организации, следующий за днем получения от сотрудницы заявления. То есть если заявление датировано 25 июня 2010 года, а дни выплаты зарплаты в вашей организации 05-е и 20-е число месяца, то выплатить декретные вы должны 05 июля 2010 года. Выплату осуществляете либо по платежной ведомости, либо по расходному кассовому ордеру (с указанием, какое именно пособие выплачивается). Все пособия, связанные с материнством не облагаются НДФЛ.

3. Чтобы получить возмещение из ФСС, необходимо предоставить тот же набор документов, что и при получении возмещения по отпуску по беременности и родам, плюс следующие документы:

— свидетельство о рождении ребенка (копия)

— справка о рождении.

— справка с места работы отца ребенка о том, что единовременное пособие им не получалось

— заявление в свободной форме от сотрудницы на получение данного пособия.

Пособие по уходу за ребенком

По окончании срока действия больничного листа и до достижения ребенком 1,5 лет сотрудница имеет право на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком застрахованное лицо представляет:

— заявление о назначении указанного пособия в свободной форме

— свидетельство о рождении ребенка, за которым осуществляется уход

— свидетельство о рождении предыдущего ребенка и его копию

— справку с места работы отца ребенка о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие, а если отец ребенка не работает — справку из органов социальной защиты населения по месту жительства отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Выплата осуществляется ежемесячно.

Камеральная проверка и возмещение сумм пособия ФСС проводится раз в квартал. Необходимо предоставить тот же набор документов, что и при получении возмещения по отпуску по беременности и родам, плюс следующие документы:

— заявление о назначении указанного пособия в свободной форме

— свидетельство о рождении ребенка, за которым осуществляется уход

— свидетельство о рождении предыдущего ребенка и его копию

— справку с места работы отца ребенка о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие, а если отец ребенка не работает — справку из органов социальной защиты населения по месту жительства отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

— приказ организации о предоставлении отпуска по уходу за ребенком с указанием даты начала и конца отпуска

Подводные камни (читайте также по ссылке выше)!!

Подведем итоги

Да, расчет и выплата декретных — вопрос очень щепетильный, тем более что суммы выплат чаще всего более 100 т.р. единовременно. Здесь важно не только правильно все рассчитать и выплатить, но и быть готовым к защите своей позиции перед ФСС. Поэтому если вы добросовестный работодатель и вы впервые сталкиваетесь с «декретным» вопросом, то самым оптимальным вариантом является консультирование с ФСС вашего района уже с того момента, как вы узнали что ваша сотрудница беременна.

У каждого филиала ФСС список предоставляемых документов может немного меняться. Кто-то запрашивает сокращенный пакет документов, кто-то дополнительно просит пояснительные записки и т.д.

В любом случае даже если какие-то документы будут оформлены неправильно, дается возможность оформить их верно и пройти камеральную проверку заново.

Пройдя весь этап от начала до конца, в следующий раз этот процесс не вызовет у бухгалтера никаких затруднений.