Сортировка документов Основное правило: выбросите всё

Как только вы покончите с упорядочиванием книг, пора переходить к документам. Речь идет, например, о полке для писем, которая переполнена конверта-ми; о школьных объявлениях, прилепленных на холодильник; о лежащем возле телефона приглашении на встречу одноклассников, на которую вы не пошли; о газетах, которые скопились на вашем столе за последние несколько дней. В доме есть несколько мест, где бумаги склонны накапливаться, как снежные сугробы.

Мой основной принцип сортировки документов — выбросить их все. Мои клиенты лишаются дара речи, когда я это говорю, но нет ничего более раздражающего, чем бумаги. В конце концов, радости от них ни-какой, как бы тщательно вы их ни хранили. По этой причине я рекомендую выбрасывать все, что не под-падает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники. Попытка разобрать эти бумаги кардинально замедлит темп вашего продвижения. Ограничьте себя поначалу разбором бумаг, которые не приносят вам радости, и закончите эту работу одним широким движением. Письма от друзей и любимых могут быть оставлены на то время, когда вы приметесь разбираться с предметами, имеющими сентиментальную ценность.

Когда вы покончите с теми бумагами, которые не приносят ни малейшего удовольствия, что следует сделать с теми, которые вы решили сохранить? Мой документальный метод крайне прост. Я разделяю их все на две категории: документы, которые нужно хранить, и документы, с которыми нужно разбираться.

Хотя мой главный принцип – выбрасывать все бумаги, эти две – единственные категории, для которых я делаю исключение. Письма, требующие ответа, документы-анкеты, требующие заполнения, газета, которую вы намерены прочесть, – отведите специальный уголок для бумаг, с которыми необходимо разобраться. Позаботьтесь о том, чтобы все подобные документы хранились только в одном месте. Никогда не позволяйте им распространяться по остальным помещениям. Я рекомендую пользоваться вертикальным органайзером, в котором документы могут храниться стоя, и отвести для этого органайзера особое место. Все бумаги, требующие внимания, можно разместить в нем, не разделяя их.

Посещая курсы, настройтесь после окончания выбросить весь раздаточный материал.

Люди часто уверяют: «Я хочу когда-нибудь заново перечитать эти материалы», – но большинство никогда этого не делают. Более того, у большинства из них дома хранятся материалы множества семинаров на одни и те же или близкие темы. Почему? Потому что узнанное на семинарах не задержалось в голове. Я не хочу никого критиковать, просто указываю, почему не стоит сохранять материалы прошлых семинаров. Ес-ли содержание таких курсов не применяется на практике, они не имеют смысла.

Ценность посещения курсов по повышению квалификации возникает в тот момент, когда мы начинаем их посещать, и главная задача – извлечь из них максимум пользы, применяя изученное на практике с того момента, когда курс заканчивается. Почему люди идут на существенные расходы, оплачивая такие курсы, когда могут прочесть ту же информацию в книге или еще где-нибудь? Потому что они хотят ощутить энтузиазм преподавателя и особую учебную атмосферу. Таким образом, истинный материал – это сам семинар или сходное событие, и усваивать его следует вживую.

Посещая курсы, делайте это с внутренней решимостью выбрасывать весь раздаточный материал. Если вам жаль его выбросить, тогда пройдите этот курс снова – и на этот раз примените изученное на практике. Это парадоксально, но я убеждена, что мы не способны применить изученное на практике именно потому, что цепляемся за такие материалы. Самая большая коллекция семинарских материалов, с которой я сталкивалась, составила 190 файловых папок.

Гарантийные талоны на электротовары

Будь то телевизор или цифровая камера, все электрические приборы выпускаются с гарантией. Это наиболее стандартная категория документов в любом доме, причем такая, которую почти все складывают и хранят должным образом. Однако метод их организации почти правилен… почти, но не вполне.

Как правило, люди хранят гарантийные документы в прозрачных файловых папках или папках типа «аккордеон». Привлекательность этих органайзеров в том, что документы можно хранить в разных отделениях. Однако же в этом заключается и ловушка. По-скольку они так хорошо разделены, легко что-то про-глядеть. Большинство людей хранят в одной и той же папке не только гарантийный талон, но и инструкцию по применению. Прежде всего начнем с того, что выбросим все эти инструкции. Взгляните на них. Вы когда-нибудь ими пользовались? Как правило, таких инструкций, которые нам действительно необходимо прочесть, немного; это, например, инструкции к компьютеру или цифровой камере, а они настолько толстые, что в любом случае не влезут в папку. Так что, как правило, любые инструкции, вложенные в вашу гарантийную папку, можно выбросить, не создавая себе при этом никаких сложностей.

Вернемся к гарантийным талонам. Метод хранения, который я рекомендую, – вложить их все в од-ну-единственную прозрачную папку, не подразделяя на категории. Гарантийные талоны используются в лучшем случае раз в год, а то и вовсе никогда. Какой смысл тщательно сортировать и разделять их, когда так малы шансы, что они вообще понадобятся? Более того, если вы сложите их в файловую папку, вам придется переворачивать страницы, чтобы найти нужный гарантийный талон. В этом случае с тем же успехом можно хранить их все в одной папке, при необходимости вытаскивая всю стопку и пролистывая ее.