Сегодня я хочу пообщаться с вами о организации своего времени. Каждый день мы сталкиваемся с большим потоком информации и ставим перед собой множество задач. Я хочу рассказать вам о том что такое Матрица Эйзенхауэра.
Ее изобрел 34 президент США еще в начале 20 века. Если вы работали в менеджменте или вы руководитель, вы скорее всего уже слышали или читали о ней.
где:
A — Важное и срочное
B — Важное и не срочное
C — Срочное, но не важное
D — Не срочное и не важное
Матрица проста до невозможности, и в этом ее плюс. Ее легко изобразить и несложно уложить в своей голове.
Вот как их трактовать.
А. Важные и срочные — дела безотлагательные и крайне важные — например прорвало трубу, человек попал в ДТП и т.д., и срочно надо заниматься этой задачей. Кроме того сюда могут попасть неожиданные возможности. Например, только сегодня есть возможность приобрести ту самую стиральную машину на которую вы копили деньги целых полгода с невероятной скидкой.
Также в этой категории оказываются либо дела назначенные на конкретную дату и время, либо запущенные до аврального состояния дела из категории В.
В. Важные и не срочные — дела которые как и указывается, очень важные, но их выполнение растянуто по времени, например, написание доклада. Это категория планирования. Здесь живут важные дела, на которые есть время чтоб их хорошенько обдумать и сделать все в лучшем виде. Чтоб выполнить такие дела, их необходимо разбивать на ступеньки
и пошагово ежедневно прилагать усилия для решения основной задачи, еще на шаг приближаясь к заветной цели. Например, вы планируете взять квартиру в ипотеку в течение 3 месяцев. Запишите для себя отдельно на листе бумаги те шаги, которые необходимо сделать, чтоб добиться основной цели. Определиться с ценовой политикой, решить вопрос с первоначальным взносом, выбрать банк с лучшими предложениями, узнать про все льготы и прочие наилучшие и наивыгоднейшие условия, выбрать риэлтора, подобрать вариант квартиры, и прочее и прочее. Разделите по срокам исполнения сколько у вас отведено на каждый из шагов, приближающих вас к заветной цели, и немедля начинайте действовать. Ведь в масштабах 3 месяцев на каждый день отводится не так уж много времени.
Если дела В запускать, то они могут превратиться в А.
В→А:
Поход к стоматологу. Если проблема незначительная, например только что обнаруженный кариес, не сопровождающийся никакими болевыми ощущениями заставляет нас записаться к стоматологу в удобный для нас свободный момент, и имеет приоритет В. В случае же запускания ситуации, болезнь начинает прогрессировать и приоритет сменяется наА, и уже не может быть отложен.
Важное задание. Руководитель загружает вас небольшим но важным поручением, обозначает вам срок, например, неделя. Задание легкое, но неприятное для вас, и вы инстинктивно откладываете его выполнение. В начале срока дело носит явно важный, но не срочный характер. А вот забыв об этом поручении или отложив его на конец отведенного срока выполнения — и бац, сюрприз! Задание может стать неприподъемным.
С. Неважные срочные — это дела требующие безотлагательных действий, но при этом они не приближают вас к заветной цели. Например, начальник зная о том что вы разбираетесь в компьютере, вызвал вас и попросил помочь в наладке, допустим Скайпа. Вы при всем при этом не администратор сети и не программист, работаете у начальника менеджером. Но вы начинаете ему помогать, хотя это не входит в ваши должностные обязанности, дабы не портить отношения с шефом. Такие дела рассеивают наше внимание и отвлекают от первостепенных задач. Научитесь говорить «нет», даже если это ваш начальник. О том, как это делать грамотно и без потери рабочего места, будет написана отдельная статья.
D. Не срочные и не важные — «Дела-обезьянки», как называла их мой тренер на одном из курсов по менеджменту. Это дела, от выполнения которых по большому счету конец света не случится, и их всегда несложно перевесить (перепоручить) кому-то другому.
Погулять с собакой, купить продукты, убраться в комнате. Таких дел много, они всегда несложные, легко выполняются и можно сразу поставить галочку, что дело сделано. Именно поэтому мы очень часто погружены именно этими делами. Но бывают случаи, когда откладывание подобных дел может повлечь за собой перевод из D в категориюС.
D→С:
Уборка в доме. Вы давно планировали навести генеральную уборку, убрать все на свои места, обуютить свое жилище. Дело совсем не срочное, но усилий и внимания требует. И вдруг вы узнаете что через час к вам приедет друг/брат/сват/жених. Дело сразу становится, как бы и по прежнему неважным, ведь что такое пыль по большому-то счету, а перед человеком неудобно. Вот и приходится летать по квартире в авральном режиме, бросив все свои дела.
Кроме того в эту же категорию можно смело заносить курение, просмотр телевизора, компьютерные игры и прочие пожиратели времени. Мы никогда их не заносим в дела, но занимаемся ими регулярно, убивая свое продуктивное время.
Проанализируйте для себя, какую выгоду вы получаете от просмотра той или иной телепередачи. И если она не несет никакой хоть малейшей пользы, откажитесь от просмотра в пользу чего-то более продуктивного. Если вы уж так сильно любите компьютерные игры, планируйте время для этого досуга. Так, чтоб игра не превращала ваш день в воронку времени, портал небытия. Ведь там можно просидеть и сутки без отрыва...
Людмила Лао.
Знакомо.